Gobernación del Tolima centralizará la atención al ciudadano y remodelará sus instalaciones

Conlaverdad.com pudo establecer, que la Gobernación del Tolima pondrá en marcha un Centro de Atención al Ciudadano que concentrará en el primer piso la recepción de documentos de todas las dependencias, estrategia que puede llegar ser todo un caos, por cuenta del número de personas que se acercan diariamente al edificio a realizar trámites. La iniciativa hace parte del proceso de modernización del Palacio del Mango, donde también se contempla la reorganización de las cafeterías ubicadas en la entrada y la remodelación del quinto piso del edificio.

La secretaria Administrativa del Tolima, Yurani Prieto, en diálogo con este medio anunció, que la administración departamental adelanta una nueva fase de modernización del edificio de la Gobernación, proyecto que busca optimizar la atención al público, reorganizar espacios y avanzar en la transformación digital de la entidad. La funcionaria explicó que la principal apuesta será la creación de un Centro de Atención al Ciudadano, desde donde se recibirán todos los documentos dirigidos a las diferentes secretarías del departamento.

Según indicó, una vez entre en funcionamiento este espacio, los ciudadanos ya no tendrán que desplazarse hasta cada dependencia para radicar sus solicitudes. En su lugar, cada Secretaría contará con un punto de atención en el primer piso, donde los documentos serán recibidos, digitalizados e incorporados al sistema de gestión documental para su trámite. Prieto aseguró que esta estrategia permitirá reducir los tiempos de atención y facilitar los procesos para los usuarios, al tiempo que fortalecerá la política institucional de reducción del uso del papel y el manejo de residuos.

La secretaria explicó que el nuevo centro no funcionará como una ventanilla única atendida por una sola persona. Por el contrario, cada secretaría tendrá un funcionario asignado para recibir la documentación correspondiente, además de un sistema de turnos y estrategias para evitar congestiones. Actualmente, una persona que requiere radicar un documento debe ingresar al edificio, registrarse, esperar el ascensor, desplazarse hasta la dependencia correspondiente y buscar al funcionario encargado, un proceso que, según la funcionaria, puede tardar entre 15 y 20 minutos. Con el nuevo modelo, la meta de la administración departamental es que ese trámite pueda realizarse en aproximadamente ocho minutos o incluso menos.

Otro de las remodelaciones anunciadas corresponde a la reorganización de las cafeterías ubicadas en la entrada principal del edificio estatal. La entrevistada señaló que estos establecimientos no serán retirados del lugar, sino reubicados hacia el costado derecho del ingreso con el propósito de despejar el acceso principal y mejorar la distribución de los espacios. La funcionaria explicó que la medida hace parte de un proceso de reorganización interna que busca optimizar la circulación de visitantes y funcionarios, además de fortalecer las condiciones de seguridad del edificio. Agregó que los actuales arrendatarios continuarán operando bajo las mismas condiciones contractuales, manteniendo el área arrendada y la vigencia de los contratos, ya que únicamente cambiará la ubicación física de los establecimientos.

La secretaria Administrativa además expresó, que las obras de remodelación del quinto piso ya fueron adjudicadas por un valor cercano a 480 millones de pesos. La intervención comprende la modernización de las instalaciones donde funcionan la Secretaría de Hacienda, la Secretaría de la Mujer y la Oficina de Sistemas, dependencias que, según explicó, concentran una alta atención al ciudadano y cumplen funciones transversales para toda la administración departamental.

Respecto a las adecuaciones previstas para el primer piso, donde operará el Centro de Atención al Ciudadano y se reorganizarán las zonas comunes, Prieto indicó que el proyecto aún se encuentra en etapa de estructuración, con los estudios de mercado y documentos previos antes de iniciar el proceso contractual.

Finalmente, recordó que estas intervenciones hacen parte del plan de recuperación y modernización del edificio de la Gobernación del Tolima, donde durante la actual administración ya fueron intervenidos los pisos noveno, décimo y undécimo.